Surat amaran pekerja adalah dokumen penting yang digunakan oleh majikan untuk memberi peringatan kepada pekerja mengenai tingkah laku atau prestasi yang tidak memuaskan. Contoh surat amaran ini sering merujuk kepada situasi di mana pekerja tidak mematuhi peraturan syarikat, seperti tidak hadir tanpa sebab atau melakukan kesalahan disiplin. Dalam proses pengurusan sumber manusia, surat amaran berfungsi sebagai langkah awal sebelum tindakan disiplin yang lebih berat diambil. Struktur surat amaran pekerja biasanya meliputi maklumat mengenai pekerja, sebab amaran dikeluarkan, dan langkah yang perlu diambil oleh pekerja untuk memperbaiki keadaan. Patuhi prosedur yang betul dalam penulisan surat amaran ini untuk memastikan semua pihak memahami dan menerima isu yang dibangkitkan.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Amaran Pekerja
Surat amaran pekerja adalah dokumen penting dalam organisasi yang digunakan untuk memberi peringatan kepada pekerja tentang tingkah laku atau prestasi mereka yang tidak memuaskan. Surat ini harus ditulis dengan teliti agar mesej yang ingin disampaikan jelas dan mudah difahami. Mari kita bincangkan struktur terbaik untuk surat amaran pekerja.
1. Tajuk Surat
Tajuk surat harus jelas dan padat. Anda boleh gunakan format berikut:
- “Surat Amaran”
2. Maklumat Pengirim
Pastikan anda menyertakan maklumat pengirim di bahagian atas surat. Ini termasuk:
- Nama Penghantar
- Jawatan
- Nama Syarikat
- Alamat Syarikat
- Tarikh
3. Maklumat Penerima
Seterusnya, nyatakan maklumat penerima. Ini termasuk:
- Nama Pekerja
- Jawatan
- Alamat Pekerja (jika perlu)
4. Pembuka Surat
Pembuka surat perlu ringkas dan terus ke tujuan. Contoh:
Kepada [Nama Pekerja],
Saya menulis surat ini untuk memberi amaran mengenai [keadaan/perilaku] yang telah berlaku.
5. Penerangan Masalah
Akhirnya, terangkan dengan tepat masalah yang dihadapi. Anda boleh gunakan format ini:
- Penerangan tentang masalah
- Contoh situasi yang berlaku
- Impak terhadap syarikat dan rakan sekerja
6. Tindakan yang Diperlukan
Jelaskan tindakan yang anda jangka daripada pekerja. Boleh disenaraikan seperti berikut:
- Memperbaiki tingkah laku dalam tempoh tertentu
- Melaporkan kemajuan kepada penyelia
7. Tarikh Penilaian Semula
Berikan tarikh bila pihak pengurusan akan menilai semula prestasi pekerja selepas surat ini dikeluarkan. Ini menunjukkan bahawa ada peluang untuk memperbaiki keadaan.
8. Penutup Surat
Dalam bahagian penutup, anda boleh menyatakan harapan agar pekerja dapat memperbaiki prestasi mereka. Berikut adalah contoh:
Saya berharap anda dapat memberi perhatian serius terhadap isu ini dan mengambil tindakan yang diperlukan.
9. Tandatangan
Akhir sekali, sertakan tandatangan anda dan nama penuh di bawahnya. Ini menandakan kesahihan surat tersebut.
Bahagian Penerangan Tajuk Surat Surat Amaran yang jelas Maklumat Pengirim Nama, jawatan, dan alamat syarikat Maklumat Penerima Nama Pekerja dan jawatan Pembuka Surat Ucapkan salam dan nyatakan tujuan Penerangan Masalah Detail mengenai isu yang dihadapi Tindakan yang Diperlukan Langkah yang perlu diambil oleh pekerja Tarikh Penilaian Semula Waktu untuk menilai semula prestasi Penutup Surat Harapan untuk perubahan positif Tandatangan Tandatangan dan nama pengirim Dengan mengikuti struktur ini, surat amaran anda akan lebih teratur dan mencapai tujuan yang diinginkan. Pastikan anda menyampaikan mesej dengan cara yang profesional dan jelas agar pekerja dapat menerima maklumat dengan baik.
Contoh Surat Amaran Pekerja
Berikut adalah 20 contoh surat amaran pekerja yang boleh dijadikan rujukan dalam situasi-situasi tertentu di tempat kerja.
1. Surat Amaran kerana Kehadiran Tidak Menentu
Ini adalah amaran rasmi berkaitan dengan masalah kehadiran anda di tempat kerja. Pada bulan lalu, kami telah mencatatkan kehadiran anda kurang dari 75%, yang mana tidak memenuhi syarat syarikat.
- Tarikh: 1 November 2023
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran pertama mengenai kehadiran
- Untuk Pengetahuan: HR
Adalah penting untuk anda sedar bahawa kehadiran yang tidak menentu boleh menjejaskan keseluruhan operasi dan tim kerja. Kami mengharapkan agar anda mengambil langkah yang perlu untuk meningkatkan kehadiran anda. Sila rujuk kepada manual pekerja untuk adanya kebijakan yang jelas mengenai kehadiran dan disiplin yang berterusan.
2. Surat Amaran kerana Prestasi Kerja yang Tidak Memuaskan
Surat ini dikeluarkan sebagai amaran formal berkaitan prestasi kerja anda yang semakin menurun. Dalam penilaian terbaru, kualiti dan kuantiti kerja anda tidak memenuhi jangkaan jabatan.
- Tarikh: 5 November 2023
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran prestasi kerja di bawah standard
- Untuk Pengetahuan: HR
Kami ingin menekankan bahawa prestasi kerja yang baik adalah penting untuk kejayaan syarikat. Dalam tempoh dua bulan akan datang, kami ingin melihat peningkatan yang ketara dalam hasil kerja anda. Sila bincangkan sebarang cabaran yang dihadapi dengan pengurus anda.
3. Surat Amaran kerana Pelanggaran Kod Etika Syarikat
Pihak pengurusan mengeluarkan amaran ini disebabkan pelanggaran kod etika syarikat yang berlaku baru-baru ini. Tindakan ini berpotensi membahayakan reputasi dan integriti syarikat.
- Tarikh: 10 November 2023
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran rasmi berkaitan pelanggaran etika
- Untuk Pengetahuan: HR
Kami berharap anda mengambil serius amaran ini dan memahami bahawa sebarang pelanggaran lanjut akan diambil tindakan disiplin yang lebih keras. Kami sarankan anda mengkaji semula kod etika syarikat dan akur akan tanggungjawab anda sebagai pekerja.
4. Surat Amaran kerana Perilaku Tidak Profesional
Amaran ini diberikan kerana tindakan anda yang menunjukkan perilaku tidak profesional di hadapan rakan sekerja. Tindakan tersebut telah mencetuskan suasana negatif dalam pejabat.
- Tarikh: 15 November 2023
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran terkait perilaku tidak profesional
- Untuk Pengetahuan: HR
Perilaku yang tidak beretika tidak akan ditoleransi di tempat kerja. Kami mengalu-alukan dialog terbuka jika anda ingin berbincang mengenai isu ini. Namun, kami memerlukan anda untuk memperbaiki tingkah laku anda serta menjaga lingkungan kerja yang positif.
5. Surat Amaran kerana Kegagalan Menyelesaikan Tugas
Surat ini dikeluarkan berikutan kegagalan anda dalam menyelesaikan tugas yang diberikan dalam jangka masa yang ditetapkan. Hal ini menyebabkan kelewatan dalam projek yang memberi impak kepada pasukan.
- Tarikh: 20 November 2023
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran mengenai penyelesaian tugas
- Untuk Pengetahuan: HR
Anda dilarang untuk mengabaikan tugas dan tanggungjawab anda. Kami berharap anda dapat memperbaiki pengurusan masa anda dan berkomunikasi jika ada halangan untuk menyelesaikan tugasan. Setiap anggota pasukan mesti memberikan sumbangan yang konsisten untuk kejayaan bersama.
6. Surat Amaran kerana Gagal Mengikuti Prosedur Kerja
Risalah amaran ini dikeluarkan berikutan ketidakpatuhan anda terhadap prosedur kerja yang ditetapkan. Ini adalah penting bagi memastikan operasi syarikat berjalan lancar dan selamat.
- Tarikh: 25 November 2023
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran mengenai prosedur kerja
- Untuk Pengetahuan: HR
Kami percaya bahawa semua pekerja perlu mematuhi prosedur kerja yang ditetapkan. Kegagalan untuk berbuat demikian boleh mengakibatkan risiko kepada keselamatan dan produktiviti. Kami mengharapkan anda untuk memberi perhatian dan mengikuti semua prosedur pada masa hadapan.
7. Surat Amaran kerana Kebisingan di Tempat Kerja
Amaran ini diberikan disebabkan tahap kebisingan yang tinggi daripada anda, yang mengganggu fokus rakan sekerja dan suasana kerja yang tenang.
- Tarikh: 30 November 2023
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran mengenai kebisingan
- Untuk Pengetahuan: HR
Kami ingin menekankan bahawa suasana kerja yang harmoni adalah penting bagi produktiviti. Mohon anda menjaga tahap kebisingan dan berkomunikasi dengan lebih tenang agar semua pekerja dapat menjalankan tugas dengan baik.
8. Surat Amaran kerana Menggunakan Alat Pejabat untuk Tujuan Peribadi
Surat ini adalah amaran mengenai penggunaan alat pejabat untuk tujuan peribadi yang dilakukan oleh anda. Hal ini bertentangan dengan dasar syarikat dan perlu dihentikan segera.
- Tarikh: 5 Disember 2023
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran penggunaan alat pejabat
- Untuk Pengetahuan: HR
Penggunaan alat pejabat hanya dibenarkan untuk tujuan berkaitan kerja. Mengabaikan kemampuan ini akan mengakibatkan tindakan disiplin. Kami mengharapkan anda menghormati peraturan yang telah ditetapkan.
9. Surat Amaran kerana Mengabaikan Keselamatan di Tempat Kerja
Surat ini dikeluarkan berkaitan dengan pelanggaran prosedur keselamatan yang berlaku baru-baru ini, yang telah mencetuskan risiko kepada keselamatan diri anda dan rakan sekerja.
- Tarikh: 10 Disember 2023
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran berkaitan keselamatan
- Untuk Pengetahuan: HR
Kami ingin menekankan betapa pentingnya mematuhi prosedur keselamatan di tempat kerja. Tindakan selanjutnya yang membahayakan keselamatan mungkin akan berhadapan dengan tindakan disiplin yang lebih serius. Kami berharap anda dapat mengambil perhatian yang serius terhadap isu ini.
10. Surat Amaran kerana Tidak Mematuhi Arahan Kerja
Amaran ini diberikan kerana anda telah gagal untuk mematuhi arahan kerja yang telah ditetapkan. Tindakan ini menyebabkan kelewatan dalam proses pembuatan dan impak terhadap kualiti output.
- Tarikh: 15 Disember 2023
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran tidak mematuhi arahan
- Untuk Pengetahuan: HR
Kami berharap anda memahami pentingnya mematuhi arahan kerja yang diberikan untuk mencapai hasil yang sewajarnya. Sila komunikasikan sebarang kesulitan yang anda hadapi untuk mendapatkan bimbingan.
11. Surat Amaran kerana Melanggar Polisi Cuti Sakit
Surat ini dihasilkan berikutan pelanggaran yang berkaitan dengan polisi cuti sakit syarikat. Dalam satu kes baru-baru ini, anda telah mengambil cuti sakit tanpa melaporkan kepada majikan terlebih dahulu.
- Tarikh: 20 Disember 2023
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran berkaitan cuti sakit
- Untuk Pengetahuan: HR
Kami menghargai kejujuran dan komunikasi yang terbuka. Sila perhatikan bahawa pelanggaran tambahan terhadap polisi cuti akan mengakibatkan tindakan yang lebih serius. Anda dinasihatkan untuk merujuk kepada dokumentasi mengenai polisi cuti syarikat.
12. Surat Amaran kerana Sikap Negatif
Amaran ini diberikan atas sikap negatif yang anda tunjukkan di kalangan rakan sekerja, yang telah menjejaskan suasana kerja yang positif. Sikap ini bertentangan dengan nilai-nilai syarikat.
- Tarikh: 25 Disember 2023
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran berkaitan sikap negatif
- Untuk Pengetahuan: HR
Penting untuk mengekalkan sikap yang positif dan membina dalam tempat kerja. Kami berharap anda dapat melakukan perubahan yang diperlukan untuk mencipta suasana kerja yang lebih produktif.
13. Surat Amaran kerana Tidak Menghormati Waktu Kerja
Surat ini adalah amaran rasmi disebabkan anda sering datang lewat ke pejabat, yang mengganggu operasi harian syarikat. Kami sangat menekankan kedatangan tepat pada waktunya.
- Tarikh: 1 Januari 2024
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran tepat waktu kerja
- Untuk Pengetahuan: HR
Kami ingin mengingatkan bahawa ketepatan waktu adalah tanda profesionalisme. Mohon agar anda memberi perhatian kepada waktu untuk memastikan operasi berjalan lancar. Ketidakhadiran atau kelewatan yang lebih lanjut akan diambil tindakan disiplin.
14. Surat Amaran kerana Memperoleh Barang Pejabat Secara Tidak Sah
Surat ini dikeluarkan kerana anda telah memperoleh barang milik syarikat secara tidak sah. Ini adalah pelanggaran serius yang kami tidak ambil mudah.
- Tarikh: 5 Januari 2024
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran mengenai barang pejabat
- Untuk Pengetahuan: HR
Tindakan tidak sah ini amat mengecewakan dan boleh mengakibatkan pemecatan. Kami minta anda mengembalikan barang tersebut dan menghentikan sebarang tindakan seperti ini di masa depan. Kepercayaan dan integriti adalah asas dalam organisasi ini.
15. Surat Amaran kerana Gagal Menghadiri Mesyuarat
Amaran ini diberikan berikutan ketidakhadiran anda kepada beberapa mesyuarat penting tanpa makluman awal. Ini akan menjejaskan koordinasi dan keputusan yang perlu dibuat secara kolektif.
- Tarikh: 10 Januari 2024
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran berkaitan menghadiri mesyuarat
- Untuk Pengetahuan: HR
Adalah penting untuk memaklumkan ketidakhadiran kepada pihak pengurusan. Sila pastikan anda hadir pada mesyuarat yang akan datang atau memberitahu lebih awal jika tidak dapat hadir.
16. Surat Amaran kerana Terlibat dalam Pertelingkahan
Surat ini dikeluarkan berikutan insiden pertelingkahan yang melibatkan anda dengan rakan sekerja lain. Tindakan ini tidak akan ditoleransi dan boleh mempengaruhi imej syarikat.
- Tarikh: 15 Januari 2024
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran berkaitan pertelingkahan
- Untuk Pengetahuan: HR
Kami ingin mengingatkan anda untuk menyelesaikan konflik secara profesional. Pertelingkahan yang berterusan boleh membawa kepada tindakan disiplin yang berat. Kami berharap anda belajar dari insiden ini.
17. Surat Amaran kerana Mengabaikan Tugas Keselamatan Kerja
Amaran ini dikeluarkan kerana anda mengabaikan tugas-tugas yang berkaitan dengan keselamatan di tempat kerja. Tindakan ini boleh memberikan kesan yang serius ke atas keselamatan semua orang di pejabat.
- Tarikh: 20 Januari 2024
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran berkaitan tugas keselamatan
- Untuk Pengetahuan: HR
Risiko yang ditimbulkan oleh pengabaian tugas keselamatan adalah tidak dapat diterima. Kami meminta anda untuk memberi perhatian yang lebih kepada tanggungjawab tersebut untuk melindungi diri dan rakan sekerja.
18. Surat Amaran kerana Kebocoran Maklumat Sensitif
Amaran ini dikeluarkan susulan kebocoran maklumat sensitif syarikat, yang mungkin diakibatkan oleh tindakan anda. Hal ini merosakkan kepercayaan dan keselamatan syarikat.
- Tarikh: 25 Januari 2024
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran berkaitan kebocoran maklumat
- Untuk Pengetahuan: HR
Kebocoran maklumat adalah pelanggaran serius yang boleh mengakibatkan tindakan disiplin atau pemecatan. Kami harap anda lebih berhati-hati dan menjunjung tinggi kerahsiaan maklumat syarikat.
19. Surat Amaran kerana Laporan Palsu
Amaran ini diberikan kerana anda didapati terlibat dalam pembuatan laporan palsu yang boleh merosakkan reputasi syarikat dan menjejaskan kepercayaan semua pihak.
- Tarikh: 1 Februari 2024
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran berkaitan laporan palsu
- Untuk Pengetahuan: HR
Tindakan ini adalah tidak boleh diterima dan boleh mengakibatkan tindakan disiplin yang serius, termasuk kemungkinan pemecatan. Kami berharap anda dapat mengakui kesilapan ini dan memperbaiki tingkah laku di masa hadapan.
20. Surat Amaran kerana Tidak Menghormati Keputusan Pihak Pengurusan
Amaran ini dikeluarkan kerana anda tidak menghormati keputusan yang dibuat oleh pihak pengurusan, yang mengganggu keharmonian dan keberkesanan operasi syarikat.
- Tarikh: 5 Februari 2024
- Kepada: [Nama Pekerja]
- Daripada: [Nama Pengurus]
- Tujuan: Amaran berkaitan pematuhan keputusan
- Untuk Pengetahuan: HR
Kami berpendapat penting untuk setiap anggota pasukan menghormati keputusan yang diambil untuk tujuan kebaikan bersama. Mana-mana ketidakpatuhan selanjutnya akan mempertimbangkan tindakan disiplin.
### Question 1: Apakah tujuan utama surat amaran pekerja?
Surat amaran pekerja adalah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh majikan kepada pekerja sebagai satu bentuk tindakan disiplin. Tujuannya adalah untuk memberi peringatan kepada pekerja tentang pelanggaran peraturan syarikat atau prestasi kerja yang tidak memuaskan. Surat ini berfungsi untuk mendokumentasikan masalah yang telah dikenal pasti dan memberi peluang kepada pekerja untuk memperbaiki kelakuan mereka. Dalam jangka panjang, surat amaran dapat membantu melindungi syarikat daripada sebarang tuntutan undang-undang yang berkaitan dengan pemecatan pekerja yang tidak adil.
### Question 2: Siapakah yang sepatutnya menandatangani surat amaran pekerja?
Surat amaran pekerja harus ditandatangani oleh pihak pengurusan syarikat yang berautoriti, biasanya pengurus jabatan atau Ketua Pegawai Eksekutif. Penandatanganan oleh pengurus menunjukkan bahawa tindakan disiplin ini telah dibincangkan dan disetujui pada peringkat pengurusan. Selain itu, surat amaran juga harus mengandungi ruang untuk tandatangan pekerja yang menerima surat tersebut, sebagai pengesahan bahawa pekerja telah diberitahu tentang masalah yang dihadapi dan tindakan yang diambil.
### Question 3: Apakah langkah-langkah yang perlu diambil sebelum mengeluarkan surat amaran kepada pekerja?
Sebelum mengeluarkan surat amaran kepada pekerja, majikan perlu melalui beberapa langkah penting. Pertama, majikan harus mengumpulkan bukti yang jelas mengenai pelanggaran yang dilakukan oleh pekerja. Bukti ini boleh merangkumi laporan prestasi, dokumen-dokumen berkaitan, atau kenyataan saksi. Kedua, majikan perlu mengadakan sesi perbincangan dengan pekerja untuk memberi mereka peluang menjelaskan situasi mereka. Ketiga, sekiranya tindakan disiplin masih dianggap perlu, majikan harus merujuk kepada dasar disiplin syarikat untuk memastikan surat amaran dikeluarkan mengikut prosedur yang ditetapkan. Langkah-langkah ini membantu memastikan bahawa proses adalah adil dan telus.
Sekian saja untuk perkongsian kali ini mengenai contoh surat amaran pekerja. Harapnya, info ini dapat membantu korang dalam menguruskan isu di tempat kerja dengan lebih baik. Jangan lupa, selepas ni, singgah lagi ke sini untuk lebih banyak tips dan panduan berguna. Terima kasih sebab sudi membaca! Jumpa lagi!