20 Contoh Format Surat Rasmi yang Wajib Anda Ketahui
Surat rasmi adalah dokumen penting yang digunakan dalam pelbagai urusan rasmi, termasuk surat permohonan, surat rasmi kepada pihak berkuasa, dan surat perniagaan. Format surat rasmi yang betul adalah asas untuk memastikan mesej disampaikan dengan jelas dan profesional. Elemen penting dalam surat rasmi termasuk alamat penerima, tarikh, dan tanda tangan pengirim. Penggunaan bahasa yang formal serta struktur penyampaian yang teratur adalah kunci untuk menarik perhatian penerima. Dalam artikel ini, kami akan memberikan contoh format surat rasmi yang tepat dan efisien untuk pelbagai situasi.
Struktur Terbaik untuk Contoh Format Surat Rasmi
Surat rasmi adalah salah satu cara penting untuk berkomunikasi dalam konteks rasmi, sama ada untuk urusan kerajaan, syarikat, atau institusi pendidikan. Surat ini perlu ditulis dengan cara yang tepat dan mengikut format tertentu supaya maklumat yang dihantar dapat difahami dengan jelas. Jadi, mari kita lihat struktur terbaik untuk surat rasmi!
1. Maklumat Pengirim
Di bahagian atas surat, anda perlu letakkan maklumat pengirim. Ini biasanya termasuk:
- Nama Pengirim
- Alamat Pengirim
- Nombor Telefon
- Emel (jika perlu)
2. Tarikh
Selepas maklumat pengirim, tuliskan tarikh surat tersebut ditulis. Cara penulisan tarikh juga boleh berbeza, tetapi biasanya ditulis dalam format seperti ini:
“11 Oktober 2023” atau “11/10/2023”
3. Maklumat Penerima
Seterusnya, tulis maklumat penerima surat. Ini boleh termasuk:
- Nama Penerima
- Jawatan (jika ada)
- Alamat Penerima
4. Salam Pembuka
Setelah maklumat penerima, masukkan salam pembuka. Ini penting untuk memberi sentuhan mesra pada surat rasmi anda. Contoh salaman yang boleh digunakan adalah:
- “Yang Berhormat,”
- “Tuan/Puan,”
5. Isi Surat
Bahagian isi surat adalah kawasan penting yang perlu dibentangkan dengan jelas dan tepat. Anda boleh pecahkan isi surat kepada beberapa perenggan yang merangkumi:
- Tujuan surat
- Maklumat yang relevan
- Permintaan, jika ada
Pastikan gaya penulisan anda ringkas dan padat. Anda juga boleh menggunakan poin jika perlu untuk meningkatkan kejelasan.
6. Penutup
Untuk bahagian penutup, anda boleh menggunakan ungkapan seperti:
- “Sekian, terima kasih.”
- “Saya menantikan maklum balas daripada tuan/puan.”
7. Tanda Tangan
Apabila selesai, letakkan tanda tangan anda di bawah penutup. Ini memberi kesan rasmi kepada surat anda. Jika surat itu dari organisasi, anda boleh menambah cap syarikat jika perlu.
Contoh Format Surat Rasmi
| Bahagian | Contoh |
|---|---|
| Maklumat Pengirim | Ahmad bin Ali Jalan Selesa 123 12300 Kuala Lumpur 012-3456789 [email protected] |
| Tarikh | 11 Oktober 2023 |
| Maklumat Penerima | Encik Mohd Zain Ketua Jabatan Jabatan Perkhidmatan Awam Jalan Perdana 456 45600 Putrajaya |
| Salam Pembuka | Yang Berhormat, |
| Isi Surat | Menghantar surat ini untuk memohon kelulusan tentang… |
| Penutup | Sekian, terima kasih. |
| Tanda Tangan | (Ahmad bin Ali) |
Dengan mengikuti struktur ini, anda akan lebih mudah untuk menulis surat rasmi yang efektif dan profesional. Jadi, jangan ragu untuk mencuba ya!
Contoh Format Surat Rasmi
Dalam komunikasi rasmi, penulisan surat yang teratur dan jelas adalah sangat penting. Berikut adalah 20 contoh surat rasmi dalam Bahasa Melayu untuk pelbagai tujuan. Contoh-contoh ini direka untuk membantu anda memahami cara penulisan yang betul dan sesuai untuk situasi tertentu.
1. Surat Permohonan Cuti
Kepada,
Pengurus Sumber Manusia,
Syarikat ABC Sdn. Bhd.,
Alamat: No 1, Jalan ABC, 50000 Kuala Lumpur.
Tarikh: 15 Oktober 2023
Per: Permohonan Cuti
Dengan hormatnya, saya ingin memohon cuti selama lima hari bermula dari 25 Oktober 2023 hingga 29 Oktober 2023 atas sebab keluarga. Saya telah merancang segala tugas dan tanggungjawab saya dengan rapi agar tiada kesulitan berlaku semasa saya tiada di pejabat. Saya telah berbincang dengan rakan sekerja serta memastikan semua tugas dapat diselesaikan sebelum cuti saya. Mohon agar permohonan ini dapat pertimbangan sewajarnya. Sekian, terima kasih.
2. Surat Panggilan Mesyuarat
Kepada,
Ahli Jawatankuasa,
Persatuan Pelajar,
Universiti XYZ.
Tarikh: 18 Oktober 2023
Per: Panggilan Mesyuarat Agung Tahunan
Dengan sukacitanya, kami ingin memaklumkan bahawa Mesyuarat Agung Tahunan Persatuan Pelajar Universiti XYZ akan diadakan pada 20 Oktober 2023, di Bilik Mesyuarat Utama, jam 2.00 petang. Agenda mesyuarat tersebut merangkumi laporan aktiviti tahun lepas, perancangan tahun hadapan, dan sesi pertanyaan daripada ahli. Kehadiran semua ahli adalah sangat penting untuk memastikan kelancaran mesyuarat. Mohon untuk maklumkan kehadiran sekurang-kurangnya sehari sebelum mesyuarat. Terima kasih.
3. Surat Pengesahan Penerimaan
Kepada,
En. Mohamad Yunus,
Alamat: No 10, Jalan Melaka, 75000 Melaka.
Tarikh: 19 Oktober 2023
Per: Pengesahan Penerimaan Surat Permohonan
Dengan ini, kami ingin memaklumkan bahawa surat permohonan anda bertarikh 1 Oktober 2023 bagi jawatan Eksekutif Pemasaran telah diterima dan sedang dalam proses penilaian. Kami menghargai minat anda untuk menyertai syarikat kami dan akan memaklumkan sebarang perkembangan terkini melalui emel. Jika ada pertanyaan, jangan ragu-ragu untuk menghubungi kami. Terima kasih atas kerjasama anda.
4. Surat Permohonan Surat Rujukan
Kepada,
Dr. Sukma Binti Rahman,
Dekan Fakulti Bahasa,
Universiti ABC.
Tarikh: 20 Oktober 2023
Per: Permohonan Surat Rujukan
Salam sejahtera, saya [Nama Anda], pelajar tahun akhir Sarjana Muda Bahasa Melayu di Universiti ABC. Saya menulis surat ini untuk memohon surat rujukan daripada Dr. Sukma bagi tujuan memohon pekerjaan setelah tamat pengajian. Keterlibatan saya dalam projek penyelidikan dan aktiviti persatuan di bawah bimbingan Dr. telah memberikan saya banyak pengalaman yang berharga. Surat rujukan daripada Dr. akan sangat membantu untuk meningkatkan peluang saya mendapatkan pekerjaan. Terima kasih atas pertimbangan dan sokongan Dr. sekian.
5. Surat Notis Kenaikan Pangkat
Kepada,
En. Ahmad Zaki,
Pengurus Kewangan,
Syarikat XYZ Sdn. Bhd.
Tarikh: 21 Oktober 2023
Per: Notis Kenaikan Pangkat
Dengan besar hati, kami ingin memaklumkan bahawa En. Ahmad Zaki telah diluluskan untuk kenaikan pangkat ke jawatan Pengarah Kewangan berkuat kuasa mulai 1 November 2023. Kenaikan ini adalah berdasarkan prestasi cemerlang dan sumbangan positif En. Zaki dalam meningkatkan efisiensi kewangan syarikat. Kami berharap En. Zaki akan terus memimpin pasukan dan memacu kejayaan syarikat ke arah yang lebih tinggi. Tahniah daripada kami semua! Terima kasih.
6. Surat Penolakan Permohonan
Kepada,
En. Rizwan Abdullah,
Alamat: No 5, Jalan Serai, 12345 Kuala Lumpur.
Tarikh: 22 Oktober 2023
Per: Penolakan Permohonan Kerja
Dengan hormatnya, kami merujuk kepada permohonan kerja En. Rizwan untuk jawatan Pegawai Penjualan di syarikat kami. Setelah mempertimbangkan beberapa faktor, kami dengan berat hati ingin memaklumkan bahawa permohonan En. tidak dapat diluluskan pada ketika ini. Kami menghargai setiap usaha yang telah En. lakukan dan kami berterima kasih kerana memilih syarikat kami sebagai pilihan. Kami berharap En. akan membuang masa untuk memohon di masa hadapan. Terima kasih.
7. Surat Pembatalan Hasil Perkhidmatan
Kepada,
En. Ali bin Samad,
Pengarah,
Syarikat Perkhidmatan Bersih Sdn. Bhd.
Tarikh: 25 Oktober 2023
Per: Pembatalan Perkhidmatan
Dengan ini, kami ingin memaklumkan bahawa perkhidmatan pembersihan yang disediakan oleh syarikat En. Ali telah dibatalkan atas sebab-sebab tertentu. Kami ingin menyatakan penghargaan kami atas perkhidmatan yang telah diberikan selama ini. Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan atau keperluan lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami. Terima kasih atas kerjasama yang telah diberikan.
8. Surat Permohonan Sumbangan
Kepada,
Pengarah Syarikat,
Syarikat ABC,
Alamat: No 20, Jalan Emas, 40100 Shah Alam.
Tarikh: 28 Oktober 2023
Per: Permohonan Sumbangan untuk Majlis Amal
Dengan segala hormatnya, kami ingin memohon sumbangan daripada pihak syarikat untuk majlis amal yang akan diadakan pada 5 November 2023. Majlis ini bertujuan untuk mengumpul dana bagi membantu anak-anak yatim di kawasan kami. Sebarang sumbangan daripada pihak syarikat akan sangat dihargai dan dikenang oleh masyarakat. Terima kasih atas perhatian dan sokongan yang diberikan.
9. Surat Penjelasan Kekurangan Perkhidmatan
Kepada,
En. Farhan,
Pengurus Operasi,
Syarikat TNM Sdn. Bhd.
Tarikh: 30 Oktober 2023
Per: Penjelasan Kekurangan Perkhidmatan
Dengan hormatnya, kami ingin memohon maaf atas kekurangan dalam perkhidmatan yang telah diberikan baru-baru ini. Kami menyedari terdapat beberapa masalah yang telah menjejaskan kepuasan pelanggan. Kami sedang dalam proses mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki keadaan dan memastikan pelanggan kami mendapat perkhidmatan terbaik pada masa hadapan. Terima kasih kerana memberikan sokongan dan perhatian.
10. Surat Makluman Pertukaran Jadual Kerja
Kepada,
Warga Kerja,
Syarikat AMZ Sdn. Bhd.
Tarikh: 31 Oktober 2023
Per: Makluman Pertukaran Jadual Kerja
Untuk makluman semua, berkuat kuasa 1 November 2023, terdapat pertukaran jadual kerja bagi semua kakitangan di bahagian pemasaran. Perubahan ini adalah untuk mempertingkatkan lagi produktiviti dan memberikan perkhidmatan yang lebih baik kepada pelanggan. Sila rujuk email yang disertakan untuk maklumat lebih lanjut mengenai jadual baru. Terima kasih atas kerjasama semua.
11. Surat Ucapan Terima Kasih
Kepada,
Dr. Rahimah Binti Ahmad,
Pensyarah Fakulti Sains,
Universiti ABC.
Tarikh: 1 November 2023
Per: Ucapan Terima Kasih
Salam sejahtera, melalui surat ini, saya ingin mengucapkan terima kasih atas bimbingan dan sokongan Dr. selama pengajian saya. Pelajaran dan pengalaman yang saya peroleh di bawah bimbingan Dr. benar-benar telah membentuk masa depan saya. Saya sangat menghargai setiap nasihat dan ilmu yang telah dikongsi. Harapan saya agar hubungan baik ini dapat diteruskan pada masa akan datang. Sekali lagi, terima kasih.
12. Surat Perletakan Jawatan
Kepada,
Pengurus Sumber Manusia,
Syarikat ABC Sdn. Bhd.
Tarikh: 2 November 2023
Per: Perletakan Jawatan
Dengan hormatnya, saya [Nama Anda], ingin memaklumkan bahawa saya bercadang untuk meletakkan jawatan sebagai [Jawatan] pada 15 November 2023. Keputusan ini diambil setelah memikirkan pelbagai aspek dalam kerjaya saya. Saya ingin mengucapkan terima kasih di atas segala peluang yang diberikan semasa berkhidmat di sini. Saya berharap dapat menjalani peralihan ini dengan baik dan membantu bagi memastikan kelancaran tugas sebelum pemergian saya. Terima kasih.
13. Surat Permohonan Kemasukan Ke Sekolah
Kepada,
Pengetua,
SMK Cemerlang,
Alamat: No 30, Jalan Ilmu, 12000 Klang.
Tarikh: 3 November 2023
Per: Permohonan Kemasukan Ke Tingkatan 1
Salam sejahtera, saya, [Nama Ibu Bapa], ingin memohon kemasukan anak saya, [Nama Anak], ke Tingkatan 1 di SMK Cemerlang bagi sesi akademik 2024. Saya percaya bahawa sekolah ini dapat memberikan pendidikan yang terbaik kepada anak saya berdasarkan reputasi yang baik. Kami telah melengkapkan semua dokumen dan borang permohonan yang diperlukan. Diharapkan permohonan ini dapat dipertimbangkan dengan sewajarnya. Terima kasih.
14. Surat Rayuan Pindaan Kertas Peperiksaan
Kepada,
Pengarah Peperiksaan,
Universiti ABC.
Tarikh: 4 November 2023
Per: Rayuan Pindaan Kertas Peperiksaan
Dengan segala hormatnya, saya ingin mengemukakan rayuan untuk pindaan kertas peperiksaan yang telah saya ambil pada bulan lepas. Saya merasakan terdapat beberapa kesilapan yang mungkin telah mempengaruhi keputusan akhir saya. Saya berharap pihak tuan dapat menyemak semula kertas tersebut dan memberikan pertimbangan yang sewajarnya. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang diberikan.
15. Surat Kebenaran Menghadiri Program Seminars
Kepada,
Pihak Pengurusan,
Syarikat Abadi.
Tarikh: 5 November 2023
Per: Permohonan Kebenaran Menghadiri Seminar
Salam sejahtera, saya ingin memohon kebenaran daripada pihak syarikat untuk menghadiri seminar mengenai pemasaran dalam talian pada 10 November 2023. Seminar ini diadakan di [lokasi] dan akan memberi banyak manfaat kepada peningkatan kemahiran dan pengetahuan saya. Saya akan memastikan semua tugas yang perlu diselesaikan sebelum saya meninggalkan pejabat. Terima kasih atas pertimbangan pihak pengurusan.
16. Surat Pembaharuan Kontrak Kerja
Kepada,
Pengurus Sumber Manusia,
Syarikat XYZ Sdn. Bhd.
Tarikh: 6 November 2023
Per: Pembaharuan Kontrak
Dengan hormatnya, saya ingin memohon pembaharuan kontrak kerja bagi jawatan saya sebagai [jawatan] yang akan tamat pada [tarikh tamat kontrak]. Saya telah berkhidmat selama [tempoh] dan berharap dapat meneruskan khidmat dengan syarikat untuk tempoh yang lebih panjang. Pertimbangan untuk pembaharuan ini sangat saya hargai. Terima kasih atas perhatian dan sokongan yang diberikan.
17. Surat Makluman Bayaran Tertunda
Kepada,
En. Syed,
Pembekal Perkhidmatan,
Syarikat Maju Jaya.
Tarikh: 7 November 2023
Per: Makluman Tentang Bayaran Tertunda
Dengan segala hormatnya, kami ingin memaklumkan bahawa terdapat kelewatan dalam proses pembayaran bagi invois yang telah dihantar pada [tarikh]. Situasi ini berlaku akibat dari isu teknikal yang tidak dijangka. Kami sedang berusaha untuk menyelesaikan masalah ini dan berharap dapat membuat pembayaran secepat mungkin. Terima kasih atas kesabaran dan kerjasama En. Syed.
18. Surat Penghargaan kepada Pekerja
Kepada,
En. Kamal,
Pekerja Cemerlang,
Syarikat Sempurna.
Tarikh: 8 November 2023
Per: Penghargaan Pekerja Cemerlang
Dengan segala hormatnya, kami ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada En. Kamal atas dedikasi dan usaha yang telah ditunjukkan dalam tugas harian. Kecemerlangan En. Kamal dalam projek [nama projek] telah memberikan impak positif kepada syarikat. Kami menghargai setiap usaha yang dilakukan dan berharap En. Kamal akan terus memberikan sumbangan yang bernilai dalam syarikat. Terima kasih.
19. Surat Permohonan Kelas Tambahan
Kepada,
Pengetua,
Sekolah Menengah ABC,
Alamat: No 50, Jalan Harapan, 60000 Kuala Lumpur.
Tarikh: 9 November 2023
Per: Permohonan Kelas Tambahan
Salam sejahtera, saya, [Nama Anda], ibu kepada [Nama Anak], pelajar Tingkatan 4 di sekolah ini ingin memohon kelas tambahan untuk mata pelajaran Matematik. Anak saya memerlukan sedikit bimbingan tambahan untuk meningkatkan pemahaman, terutamanya dalam topik yang lebih sukar. Diharap pihak sekolah dapat mempertimbangkan permohonan ini dan memaklumkan kepada kami dengan secepat mungkin. Terima kasih.
20. Surat Makluman Penutupan Pejabat
Kepada,
Semua Kakitangan,
Syarikat XYZ Sdn. Bhd.
Tarikh: 10 November 2023
Per: Makluman Penutupan Pejabat
Salam sejahtera, kami ingin memaklumkan bahawa pejabat akan ditutup pada 15 November 2023 bagi meraikan Hari Kebangsaan. Semua kakitangan dikehendaki merancang jadual kerja supaya tidak menjejaskan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. Pejabat akan beroperasi seperti biasa pada 16 November 2023. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama semua.
Sekian sahaja perkongsian tentang contoh format surat rasmi yang kita bincangkan. Harap-harap, info ini dapat membantu anda dalam menulis surat rasmi dengan lebih mudah dan berkesan. Terima kasih kerana sudi meluangkan masa untuk membaca artikel ini! Jangan lupa singgah lagi di lain kali untuk lebih banyak tips dan panduan menarik. Sampai jumpa lagi!