Surat formal merupakan dokumen penting yang digunakan dalam urusan rasmi dan perniagaan di Malaysia. Pelbagai contoh surat formal, seperti surat permohonan, surat pengunduran diri, dan surat rayuan, menunjukkan struktur penulisan yang sesuai. Format dan bahasa yang tepat di dalam surat rasmi mencerminkan profesionalisme dan kredibiliti pengirim. Selain itu, penggunaan alamat yang betul dan pengucapan yang sopan sangat penting bagi memastikan tujuan surat tersebut tercapai. Dengan memahami elemen-elemen ini, individu dan organisasi dapat menghasilkan surat formal yang efektif dan berkesan.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Formal
Surat formal adalah salah satu cara komunikasi tertulis yang penting dalam situasi rasmi seperti urusan pejabat, permohonan, dan lain-lain. Memiliki struktur yang jelas dan kemas adalah kunci untuk memastikan surat anda difahami dan dihormati. Berikut adalah panduan tentang struktur terbaik untuk surat formal:
1. Alamat Pengirim
Pada bahagian atas surat, tuliskan alamat pengirim. Ini biasanya ditulis di sebelah kiri halaman. Contoh:
| Nama Pengirim |
| Alamat Pengirim |
| Poskod, Bandar |
| Negara |
2. Tarikh
Setelah alamat pengirim, tuliskan tarikh dengan format yang mudah dibaca, seperti:
10 Oktober 2023
3. Alamat Penerima
Seterusnya, tuliskan alamat penerima surat, juga di sebelah kiri tetapi selepas tarikh. Ini termasuk:
| Nama Penerima |
| Jawatan Penerima |
| Nama Organisasi |
| Alamat Organisasi |
| Poskod, Bandar |
| Negara |
4. Salam Pembuka
Gunakan salam yang sesuai bergantung kepada hubungan anda dengan penerima. Contohnya:
- Encik / Puan [Nama Penuh],
- Kepada yang berkenaan,
5. Perenggan Pembuka
Mulakan surat dengan menyatakan tujuan surat anda. Contohnya:
6. Isi Surat
Dalam isi surat, jelaskan maklumat yang diperlukan dengan jelas dan teratur. Gunakan perenggan yang berasingan untuk setiap point penting. Anda boleh menyenaraikan maklumat dalam bentuk:
- Perkara 1: Penerangan ringkas
- Perkara 2: Penerangan ringkas
- Perkara 3: Penerangan ringkas
7. Perenggan Penutup
Akhirkan isi surat dengan tajuk yang meringkaskan di akhir. Contohnya:
8. Salam Penutup
Pilih salam penutup yang sesuai seperti:
- Yang benar,
- Hormat saya,
9. Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Di bawah salam penutup, sertakan tanda tangan anda (jika surat dalam bentuk cetak) dan tuliskan nama penuh serta jawatan jika perlu. Contoh:
| [Tandatangan] |
| [Nama Pengirim] |
| [Jawatan, jika perlu] |
10. Lampiran (Jika Ada)
Jika surat anda disertakan dengan dokumen lain, jangan lupa tuliskan “Lampiran” dan senaraikan dokumen tersebut. Contohnya:
Lampiran:
- Borang permohonan
- Salinan kad pengenalan
Dengan struktur yang jelas dan teratur ini, anda akan dapat menulis surat formal yang berkesan dan profesional. Semoga panduan ini membantu anda dalam menyiapkan surat formal dengan lebih mudah!
Contoh Surat Formal dalam Bahasa Malaysia
Di bawah ini adalah 20 contoh surat formal yang boleh dijadikan rujukan untuk pelbagai tujuan dan situasi.
1. Contoh Surat Permohonan Kerja
Tarikh: 15 Februari 2023
Ketua Pengurus,
ABC Sdn Bhd,
No. 15, Jalan Utama,
48000, Selangor.
Yang Berhormat,
Saya, Azlan bin Ahmad, ingin memohon jawatan sebagai Eksekutif Pemasaran di syarikat tuan. Saya mempunyai pengalaman selama empat tahun dalam bidang pemasaran dan telah berjaya meningkatkan pulangan jualan di syarikat sebelum ini sebanyak 30% dalam setahun.
Saya merupakan graduan dalam bidang Perniagaan dari Universiti Malaya dan mempunyai kemahiran dalam pengurusan media sosial dan analisis pasaran. Melalui surat ini, saya berharap dapat menyertai pasukan tuan dan menyumbangkan idea serta strategi baharu bagi mempertingkatkan prestasi syarikat.
Untuk maklumat lanjut, saya sertakan resume dan dokumen sokongan bagi pertimbangan tuan. Saya amat berharap untuk berpeluang menghadiri sesi temuduga bagi membincangkan sumbangan yang boleh saya berikan kepada syarikat tuan.
Terima kasih atas pertimbangan tuan.
Yang ikhlas,
Azlan bin Ahmad
012-3456789
[email protected]
2. Contoh Surat Pemberitahuan Mesyuarat
Tarikh: 20 Mac 2023
Semua Kakitangan,
ABC Sdn Bhd.
Dengan hormatnya, dimaklumkan bahawa satu mesyuarat akan diadakan pada:
- Tarikh: 25 Mac 2023
- Waktu: 10:00 pagi
- Tempat: Bilik Mesyuarat Utama, Tingkat 2
Mesyuarat ini bertujuan untuk membincangkan pencapaian suku pertama syarikat, merancang strategi untuk bulan akan datang, serta mengatasi sebarang isu yang timbul dalam operasi harian.
Segala kakitangan diwajibkan untuk menghadiri mesyuarat ini dan hadir tepat pada waktunya. Kehadiran semua adalah amat penting bagi memastikan kejayaan perbincangan ini.
Jika ada sebarang pertanyaan, silakan berhubung dengan pihak pengurusan.
Terima kasih.
Yang benar,
Siti Nurhaliza
Pengurus Sumber Manusia
3. Contoh Surat Permohonan Cuti
Tarikh: 10 April 2023
Pengurus,
ABC Sdn Bhd,
No. 15, Jalan Utama,
48000, Selangor.
Yang Berhormat,
Dengan ini, saya, Teo Wei Ming, ingin memohon cuti selama tiga hari mulai 15 hingga 17 April 2023 atas sebab peribadi. Saya akan memastikan semua tugasan saya diselesaikan sebelum cuti dan akan membuat persediaan bagi memastikan kelancaran operasi semasa ketiadaan saya.
Saya yakin bahawa dengan kerjasama rakan sekerja, semua urusan akan berjalan lancar. Sekiranya terdapat sebarang maklumat lanjut yang diperlukan, saya sedia memberikan kerjasama.
Kerjasama dan pertimbangan tuan amat saya hargai.
Terima kasih.
Yang ikhlas,
Teo Wei Ming
Eksekutif Jualan
012-1234567
[email protected]
4. Contoh Surat Tawaran Kerja
Tarikh: 1 Mei 2023
Encik Ahmad Tarmizi,
No. 12, Jalan Ria,
60000, Kuala Lumpur.
Encik Ahmad,
Dengan sukacitanya, kami ingin mengesahkan tawaran kerja untuk Encik sebagai Eksekutif Perakaunan di ABC Sdn Bhd. Kami percaya bahawa pengalaman dan kemahiran Encik akan memberi sumbangan signifikan kepada pasukan kami.
Berikut adalah butiran tawaran:
- Jawatan: Eksekutif Perakaunan
- Gaji: RM3,500 sebulan
- Tarikh mula: 15 Mei 2023
Sila sahkan tawaran ini dengan menandatangani lampiran yang disertakan dan kembalikan kepada kami sebelum 10 Mei 2023. Sekiranya ada sebarang pertanyaan, sila hubungi kami di talian 03-1234567.
Selamat datang ke pasukan kami!
Yang benar,
Zainab binti Zulkifli
Pengurus Kewangan
5. Contoh Surat Rayuan Bantuan Kewangan
Tarikh: 5 Jun 2023
Pengerusi,
Yayasan Kebajikan,
No. 25, Jalan Kebajikan,
75000, Melaka.
Yang Berhormat,
Saya, Faridah binti Ali, ingin merayu bantuan kewangan untuk tujuan perubatan bagi anak saya, Ahmad Faisal, yang sedang mendapatkan rawatan akibat penyakit serius. Kami sedang berdepan dengan kesempitan kewangan dan memerlukan sokongan agar dapat meringankan beban kami.
Dokumen sokongan seperti laporan perubatan dan bukti pendapatan juga disertakan untuk pertimbangan tuan. Saya berharap agar rayuan ini dapat dipertimbangkan demi kesejahteraan anak saya.
Kerjasama dan budi bicara tuan amat saya hargai. Terima kasih atas perhatian tuan.
Yang ikhlas,
Faridah binti Ali
012-9876543
[email protected]
6. Contoh Surat Temu Duga
Tarikh: 15 Jun 2023
Encik Haris bin Abdul Rahman,
No. 40, Jalan Damai,
34000, Perak.
Encik Haris,
Kami dengan sukacitanya ingin memaklumkan bahawa permohonan Encik untuk jawatan sebagai Pegawai Sumber Manusia telah berjaya. Kami ingin menjemput Encik untuk menghadiri sesi temu duga yang akan diadakan seperti berikut:
- Tarikh: 20 Jun 2023
- Waktu: 9:00 pagi
- Tempat: Pejabat Utama ABC Sdn Bhd, No. 15, Jalan Utama, Selangor
Sila datang tepat pada waktunya dan bawa bersama dokumen berkaitan seperti resume dan salinan sijil. Jika Encik mempunyai sebarang pertanyaan, sila hubungi kami di talian yang tertera.
Terima kasih dan semoga berjaya!
Yang benar,
Kamal bin Ismail
Pengurus Sumber Manusia
7. Contoh Surat Pembatalan Tempahan
Tarikh: 25 Jun 2023
Pengurus,
Restoran Mewah,
No. 5, Jalan Selera,
57000, Kuala Lumpur.
Yang Berhormat,
Dengan ini, saya ingin membatalkan tempahan meja yang dibuat untuk acara makan malam pada 30 Jun 2023. Tempahan ini dibuat atas nama saya, Sarah binti Zainal.
Keputusan ini dibuat disebabkan oleh keadaan tidak dapat dielakkan dan saya memohon maaf atas kesulitan yang mungkin timbul. Saya menghargai perkhidmatan yang telah diberikan oleh pihak restoran dan berharap untuk berkunjung pada masa akan datang.
Terima kasih atas kerjasama tuan.
Yang ikhlas,
Sarah binti Zainal
012-2345678
[email protected]
8. Contoh Surat Keputusan Mesyuarat
Tarikh: 30 Jun 2023
Semua Ahli Mesyuarat,
ABC Sdn Bhd.
Dengan ini dimaklumkan bahawa berikut adalah keputusan mesyuarat yang telah diadakan pada 25 Jun 2023:
- Pencapaian suku pertama: 20% peningkatan dalam jualan.
- Pelaksanaan strategi pemasaran digital akan bermula bulan depan.
- Latihan pekerja dirancang pada bulan September 2023.
Semua pihak diharap dapat melaksanakan tugas yang telah diputuskan dalam mesyuarat ini. Terima kasih atas kerjasama semua.
Yang benar,
Kamal bin Ismail
Setiausaha Mesyuarat
9. Contoh Surat Pengesahan Penerimaan Dokumen
Tarikh: 1 Ogos 2023
Puan Najwa binti Ibrahim,
No. 22, Jalan Selamat,
85000, Johor.
Yang Berhormat,
Dengan ini, kami ingin mengesahkan penerimaan dokumen permohonan pembiayaan yang telah Puan hantar pada 30 Julai 2023. Itu termasuk semua dokumen berkaitan dan borang permohonan yang diperlukan.
Kami akan memproses permohonan ini dan akan menghubungi Puan dalam masa terdekat untuk langkah seterusnya. Jika Puan mempunyai sebarang pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Terima kasih atas kerjasama Puan.
Yang benar,
Hafiz bin Rashid
Pegawai Kewangan
10. Contoh Surat Ucapan Terima Kasih
Tarikh: 15 September 2023
Encik Amir bin Hassan,
No. 45, Jalan Aman,
39000, Pahang.
Encik Amir,
Dengan ini, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada Encik atas sokongan dan bantuan yang telah diberikan semasa pembentangan projek kami baru-baru ini. Sokongan Encik telah banyak membantu dalam meningkatkan keyakinan diri kami dan berjaya menjayakan acara tersebut.
Kami amat menghargai kerjasama dan komitmen yang ditunjukkan. Semoga kita dapat bekerjasama lagi di masa hadapan.
Dengan hormat,
Yang ikhlas,
Farah binti Mohd
Ketua Projek
11. Contoh Surat Meminta Maklumat Lanjut
Tarikh: 20 September 2023
Encik Ali bin Ismail,
No. 30, Jalan Cemerlang,
67000, Kedah.
Yang Berhormat,
Saya ingin memohon maklumat lanjut tentang produk yang ditawarkan oleh syarikat tuan, khususnya mengenai pilihan pembiayaan dan diskaun yang ada. Ini bagi membantu kami dalam membuat keputusan untuk membeli produk tersebut.
Saya berharap tuan dapat memberikan maklumat yang lebih terperinci dan peluang untuk berbincang di masa akan datang. Terima kasih atas penerimaan permohonan ini.
Yang benar,
Siti Aishah
Pengurus Pembelian
12. Contoh Surat Perletakan Jawatan
Tarikh: 30 September 2023
Pengurus,
ABC Sdn Bhd,
No. 15, Jalan Utama,
48000, Selangor.
Yang Berhormat,
Dengan ini, saya, Ahmad bin Zaman, ingin memaklumkan bahawa saya akan meletakkan jawatan sebagai Eksekutif Pemasaran berkuat kuasa pada 15 Oktober 2023. Keputusan ini diambil setelah berfikir panjang dan demi kebaikan karier saya.
Saya sangat berterima kasih atas peluang yang telah diberikan dan pengalaman yang saya perolehi sepanjang berkhidmat di syarikat ini.
Saya berharap untuk terus berhubung dan berharap agar syarikat ini akan mencapai kejayaan lebih cemerlang pada masa hadapan.
Terima kasih.
Yang ikhlas,
Ahmad bin Zaman
012-3456789
[email protected]
13. Contoh Surat Seruan Sumbangan
Tarikh: 5 Oktober 2023
Pengurus,
Kelab Sukan XYZ,
No. 55, Jalan Sukan,
55000, Kuala Lumpur.
Yang Berhormat,
Kami, pihak penganjur acara larian amal, ingin menyeru kepada semua individu dan syarikat untuk memberikan sumbangan bagi menjayakan acara tersebut yang akan dilangsungkan pada 20 Oktober 2023. Hasil daripada acara ini akan disalurkan kepada rumah kebajikan di sekitar Kuala Lumpur.
Sumbangan boleh dibuat dalam bentuk wang, barangan atau sebarang bentuk bantuan lain yang dapat membantu menjayakan acara ini. Sebarang bantuan daripada tuan amat kami hargai dan akan disertakan dalam pengumuman tiada boleh kurang.
Terima kasih atas perhatian dan bantuan tuan.
Yang benar,
Rina binti Saiful
Pengurus Acara
14. Contoh Surat Perkhabaran Hari Keluarga
Tarikh: 10 Oktober 2023
Semua Ahli Keluarga,
Keluarga Ahmad.
Dengan hormatnya, dimaklumkan bahawa Hari Keluarga Keluarga Ahmad akan diadakan pada 25 Oktober 2023 di Taman Rekreasi Jaya. Acara ini bertujuan untuk mengeratkan hubungan kekeluargaan dan menghabiskan masa bersama.
Butiran acara adalah seperti berikut:
- Tarikh: 25 Oktober 2023
- Waktu: 10:00 pagi hingga 5:00 petang
- Tempat: Taman Rekreasi Jaya
Semua dijemput untuk membawa bersama hidangan dan aktiviti yang menarik. Kehadiran semua amat dialu-alukan!
Yang ikhlas,
Siti Aishah
Pengerusi Ahli Keluarga
15. Contoh Surat Tawaran Latihan Praktikal
Tarikh: 20 Oktober 2023
Encik Mohd Faris,
No. 12, Jalan Ilmu,
12300, Selangor.
Encik Mohd Faris,
Dengan sukacitanya, kami ingin menawarkan Encik tempat latihan praktikal di ABC Sdn Bhd sebagai sebahagian daripada program pengajian praktikal siri kami.
Butiran latihan adalah seperti berikut:
- Jawatan: Pelatih Pemasaran
- Tempoh: 3 bulan bermula dari 1 November 2023
- Gaji: RM800 sebulan
Sila sahkan penerimaan tawaran ini dengan menghantar salinan dokumen yang ditandatangani sebelum 25 Oktober 2023. Kami sangat berharap untuk melihat penambahan Encik ke dalam pasukan kami.
Terima kasih.
Yang benar,
Kamal bin Yusof
Pengurus Pemasaran
16. Contoh Surat Memohon Kelayakan Bantuan
Tarikh: 1 November 2023
Pengerusi,
Yayasan Cinta Kemanusiaan,
No. 55, Jalan Kebajikan,
75000, Melaka.
Yang Berhormat,
Saya, Jamal bin Hassan, ingin memohon bantuan kewangan dari yayasan tuan demi memenuhi keperluan pendidikan anak-anak saya. Saya sudah menghadapi kesulitan kewangan di mana saya kehilangan pekerjaan dan terpaksa menanggung beban kos perubatan.
Saya berharap supaya yayasan tuan dapat memberi pertimbangan kepada permohonan ini. Saya telah menyertakan dokumen berkaitan sebagai bukti bagi menyokong permohonan ini.
Terima kasih atas perhatian dan bantuan tuan.
Yang ikhlas,
Jamal bin Hassan
012-3456789
[email protected]
17. Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Alamat
Tarikh: 5 November 2023
Pengurus,
ABC Sdn Bhd,
No. 15, Jalan Utama,
48000, Selangor.
Yang Berhormat,
Dengan ini, amatlah saya ingin memaklumkan bahawa alamat baru saya adalah seperti berikut:
No. 78, Jalan Barok,
80000, Johor.
Semua dokumen dan komunikasi daripada syarikat tuan selepas tarikh ini, sila hantar ke alamat baru ini untuk memastikan tiada sebarang maklumat yang terlepas pandang.
Terima kasih atas perhatian tuan. Saya amat menghargai kerjasama yang diberikan.
Yang ikhlas,
Nurul Hidayah
012-1234567
[email protected]
18. Contoh Surat Makluman Pemberhentian Perkhidmatan
Tarikh: 15 November 2023
Encik Rashid bin Zulkifli,
No. 10, Jalan Harmoni,
60000, Kuala Lumpur.
Yang Berhormat,
Dalam usaha kami untuk memperbaiki perkhidmatan, kami ingin memaklumkan bahawa perkhidmatan yang Encik gunakan akan dihentikan berkuat kuasa pada 30 November 2023. Ini adalah langkah bagi memperkenalkan sistem dan perkhidmatan baru yang lebih baik.
Jika terdapat sebarang pertanyaan mengenai ini, sila hubungi bahagian perkhidmatan pelanggan kami melalui talian yang disertakan.
Terima kasih atas sokongan dan kerjasama yang diberikan.
Yang benar,
Hafiz bin Rahim
Pengurus Perkhidmatan Pelanggan
19. Contoh Surat Permohonan Pendaftaran Syarikat
Tarikh: 20 November 2023
Ketua Pendaftar,
Suruhanjaya Syarikat Malaysia,
No. 10, Jalan Besar,
50000, Kuala Lumpur.
Yang Berhormat,
Saya, Mohd Azlan, ingin memohon pendaftaran syarikat baru yang akan dinamakan “Syarikat Maju Jaya” bagi aktiviti perdagangan barangan pengguna. Kami komited untuk mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang ditetapkan.
Kami telah melengkapkan semua dokumen yang diperlukan termasuk borang permohonan yang telah disediakan dan sedia diproses bagi pendaftaran syarikat ini. Diharapkan agar permohonan ini dapat dipertimbangkan dan kami akan menantikan maklum balas daripada pihak tuan.
Terima kasih atas perhatian tuan.
Yang ikhlas,
Mohd Azlan bin Hassan
012-4567890
[email protected]
20. Contoh Surat Pembatalan Perkhidmatan
Tarikh: 30 November 2023
Pengurus,
Syarikat X,
No. 25, Jalan Cinta,
40000, Selangor.
Yang Berhormat,
Dengan ini, saya ingin memaklumkan pembatalan perkhidmatan internet yang telah didaftarkan atas nama saya, Nurul Aminah. Pembatalan ini dilakukan berikutan masalah teknikal yang berlarutan dan tidak dapat diselesaikan oleh pihak tuan.
Saya memohon agar semua urusan berkaitan pembatalan ini dapat diselesaikan dengan segera dan memastikan tiada caj dikenakan bagi bulan seterusnya. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama tuan.
Yang ikhlas,
Nurul Aminah
012-7894561
[email protected]
### Question 1: Mengapa penting untuk memahami format dan elemen dalam “contoh surat formal”?
Jawapan: Memahami format dan elemen dalam “contoh surat formal” adalah penting kerana ia membantu dalam menyampaikan mesej dengan jelas dan profesional. Format surat formal biasanya terdiri daripada kepala surat, tarikh, alamat penerima, salutation, isi kandungan, dan penutup. Setiap elemen ini mempunyai fungsi tertentu; kepala surat memberikan maklumat tentang pengirim, sementara tarikh menunjukkan waktu surat ditulis. Alamat penerima membolehkan surat sampai ke destinasi yang betul, dan salutation menunjukkan formaliti dalam komunikasi. Isi kandungan menyampaikan maklumat utama, dan penutup memberikan salam dan nama pengirim. Semua elemen ini bekerja bersama untuk memberikan impak yang positif kepada penerima.
### Question 2: Apakah tujuan utama penulisan “contoh surat formal”?
Jawapan: Tujuan utama penulisan “contoh surat formal” adalah untuk berkomunikasi dengan cara yang rasmi dan beretika. Suratan formal digunakan dalam pelbagai situasi rasmi seperti permohonan kerja, pengesahan janji temu, atau untuk mengemukakan aduan. Ini memberikan penulis peluang untuk mengekspresikan pemikiran, permintaan, atau maklumat secara tepat dan sistematik. Penulisan yang formal menambah kredibiliti dan menunjukkan penghormatan kepada penerima surat. Melalui surat formal, penulis dapat membina hubungan yang positif dan menunjukkan sikap profesional dalam interaksi mereka.
### Question 3: Apa yang perlu dipertimbangkan ketika menulis “contoh surat formal”?
Jawapan: Ketika menulis “contoh surat formal”, beberapa perkara perlu dipertimbangkan untuk memastikan surat itu berkesan. Pertama, penulis perlu mengenal pasti audiens atau penerima surat dan menyesuaikan nada sesuai. Kedua, isi surat harus jelas dan padat; ini penting untuk memastikan mesej tidak kabur. Ketiga, struktur surat perlu mengikut format yang betul untuk mencerminkan professionaliti. Penggunaan bahasa yang formal, tanpa tatabahasa yang salah, dan ejaan yang betul adalah juga kritikal untuk mengekalkan reputasi penulis. Akhirnya, penulis perlu menilai kesan surat tersebut dan bagaimana ia akan diterima oleh penerima. Semua pertimbangan ini penting untuk mencapai tujuan penulisan yang diinginkan.
Thank you so much for meluangkan masa anda untuk membaca artikel tentang contoh surat formal ini! Harapnya informasi yang kami kongsikan dapat membantu anda dalam menulis surat yang lebih berkesan. Jangan lupa untuk singgah lagi di sini nanti, kerana kami akan ada lebih banyak tips dan panduan berguna yang pasti anda suka. Sampai jumpa lagi!