20 Contoh Surat Tunjuk Sebab yang Wajib Anda Ketahui
Surat tunjuk sebab merupakan dokumen rasmi yang digunakan untuk memberikan penjelasan mengenai ketidakhadiran atau kesalahan yang telah dilakukan. Contoh surat tunjuk sebab ini penting bagi pelajar untuk menjelaskan ketidakhadiran mereka di sekolah, manakala pekerja perlu menyediakannya untuk memohon cuti daripada majikan. Struktur surat ini biasanya merangkumi alamat, tarikh, dan isi kandungan yang jelas. Salinan surat tunjuk sebab dijadikan rujukan oleh pihak institusi atau majikan bagi menilai alasan yang diberikan. Dengan adanya contoh yang tepat, individu dapat menghasilkan surat tunjuk sebab yang memenuhi norma dan keperluan yang ditetapkan.
Struktur Terbaik untuk Contoh Surat Tunjuk Sebab
Surat tunjuk sebab adalah dokumen penting yang biasanya diperlukan apabila seseorang ingin menjelaskan situasi atau tindakan tertentu, terutama dalam konteks bekerja atau belajar. Dalam artikel ini, kita akan melihat struktur terbaik untuk menulis surat tunjuk sebab agar ia lebih jelas dan berkesan.
Pengenalan Surat
Pengenalan surat adalah bahagian pertama yang sangat penting. Ia memberikan maklumat awal tentang siapa pengirim dan tujuan surat tersebut. Dalam bahagian ini, pastikan untuk menyertakan:
- Nama lengkap pengirim
- Alamat pengirim
- Tarikh surat ditulis
- Nama dan jawatan penerima
- Alamat penerima
Contoh format pengenalan surat:
| Nama Pengirim: | [Nama Anda] |
| Alamat Pengirim: | [Alamat Anda] |
| Tarikh: | [Tarikh] |
| Nama Penerima: | [Nama Penerima] |
| Jawatan Penerima: | [Jawatan Penerima] |
| Alamat Penerima: | [Alamat Penerima] |
Isi Utama Surat
Dalam bahagian ini, anda perlu menerangkan situasi yang meminta surat tunjuk sebab. Beberapa komponen yang boleh dimasukkan adalah:
- Penerangan Situasi: Jelaskan masalah atau kesalahan yang perlu dijelaskan. Contohnya, jika anda tidak hadir ke kelas atau tempat kerja.
- Alasan: Berikan alasan yang jelas dan logik untuk situasi tersebut. Pastikan ia adalah alasan yang sah.
- Langkah-langkah yang Diambil: Jika ada tindakan yang diambil untuk menyelesaikan masalah atau mencegahnya daripada berlaku semula, nyatakan di sini.
Contoh ayat untuk isi utama surat:
“Saya ingin merujuk kepada ketidakhadiran saya pada [tarikh] disebabkan oleh [alasan]. Saya sedar bahawa ini menimbulkan masalah dan saya memohon maaf atas situasi ini. Saya telah mengambil langkah untuk memastikan ia tidak berulang dengan [langkah yang diambil].”
Penutup Surat
Bahagian penutup perlu ringkas tetapi berkesan. Di sini, anda boleh menekankan harapan anda agar penerima memberikan pertimbangan terhadap alasan yang telah diberikan. Pastikan juga untuk menyertakan ungkapan terima kasih atas perhatian dan pemahaman mereka.
- Ungkapan terima kasih
- Harapan mendapatkan respon positif
- Maklumat untuk menghubungi anda sebarang pertanyaan
Contoh penutup surat:
“Terima kasih atas perhatian dan pemahaman Tuan/Puan. Saya berharap dapat mendengar sesuatu daripada pihak Tuan/Puan mengenai surat ini. Untuk sebarang pertanyaan, saya boleh dihubungi di [nombor telefon atau email] di waktu yang nyaman.”
Format Penulisan
Pastikan surat ditulis dengan format yang kemas. Berikut adalah beberapa tips format:
- Gunakan fon yang mudah dibaca seperti Arial atau Times New Roman.
- Pastikan saiz fon adalah antara 11 hingga 12 poin.
- Jumlah ruang antara baris hendaklah 1.5 atau 2 untuk memudahkan pembacaan.
“`html
Contoh Surat Tunjuk Sebab
Surat tunjuk sebab adalah dokumen penting yang digunakan untuk memberi penjelasan atau alasan terhadap sesuatu tindakan atau situasi yang dihadapi. Dalam tulisan ini, kami menyenaraikan 20 contoh surat tunjuk sebab bagi pelbagai situasi berbeza. Setiap contoh disusun dengan berbeza untuk memastikan setiap surat mencerminkan konteks dan nada yang sesuai.
Contoh 1: Kelewatan Menghantar Tugasan
Kepada Pengajar [Nama Pengajar],
Dengan hormatnya saya ingin memohon maaf atas kelewatan dalam menghantar tugasan yang dijadualkan pada [tarikh]. Kelewatan ini adalah disebabkan oleh masalah peribadi yang tidak dapat dielakkan. Saya telah berusaha keras untuk menyiapkan tugasan tersebut, tetapi keadaan yang tidak dijangka telah menjejaskan masa yang saya anggarkan.
Saya berjanji untuk menghantar tugasan tersebut dalam tempoh 2 hari dan akan memastikan untuk memenuhi semua keperluan yang diperlukan. Saya menghargai budi bicara tuan/puan dalam situasi ini. Terima kasih atas pemahaman dan sokongan tuan/puan.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Nama Anda]
Contoh 2: Ketidakhadiran ke Mesyuarat
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Penjelasan Ketidakhadiran ke Mesyuarat
Saya ingin memohon maaf kerana tidak dapat hadir ke mesyuarat pada [tarikh]. Ketidakhadiran ini disebabkan oleh [sebab khusus, contohnya sakit]. Saya menghargai pentingnya mesyuarat tersebut dan berasa sangat menyesal tidak dapat menyertainya.
Saya telah meminta rakan sekerja untuk memberi laporan kepada saya tentang apa yang telah dibincangkan agar saya tidak ketinggalan sebarang maklumat penting. Saya berkomitmen untuk mengikut serta dalam mesyuarat yang akan datang dan membaiki ketidakhadiran ini pada masa hadapan.
Segala perhatian dan pemahaman daripada pihak tuan/puan sangat dihargai. Terima kasih.
Salam hormat,
[Nama Anda]
Contoh 3: Permohonan Cuti Tanpa Gaji
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Pengurus],
Per: Permohonan Cuti Tanpa Gaji
Saya [Nama Anda], dengan ini ingin memohon cuti tanpa gaji selama [jumlah hari] yang dijadualkan dari [tarikh mula] hingga [tarikh tamat]. Permohonan ini dibuat kerana [sebab yang spesifik, contohnya urusan keluarga]. Saya memahami bahawa permohonan ini mungkin menjejaskan kelancaran kerja, tetapi saya berjanji untuk memastikan semua tugasan saya akan diselesaikan sebelum saya bercuti.
Saya jual berharap agar pihak tuan/puan dapat mempertimbangkan permohonan saya ini. Sekiranya ada sebarang dokumen tambahan yang diperlukan atau jika ada perkara lain yang perlu dijelaskan, saya sedia untuk membincangkannya pada bila-bila masa.
Terima kasih atas perhatian dan pertimbangan tuan/puan. Saya menghargai sokongan dan kerjasama pihak tuan/puan.
Yang benar,
[Nama Anda]
Contoh 4: Pembatalan Tempahan Kelas
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Pembatalan Tempahan Kelas
Dengan segala hormatnya, saya ingin memohon maaf kerana terpaksa membatalkan tempahan untuk kelas [Nama Kelas] yang sepatutnya berlangsung pada [tarikh]. Pembatalan ini dilakukan kerana [sebab, contohnya hal peribadi yang mendesak].
Saya berharap agar pihak tuan/puan dapat mempertimbangkan untuk memberikan pemulangan wang atau penjadualan semula kepada kelas yang akan datang agar saya dapat mengikutinya. Ini sangat penting bagi saya kerana [sebab yang lebih mendalam].
Tujuan surat ini adalah untuk memaklumkan dan juga untuk menyatakan keinginan saya untuk terus menyertai kelas yang lain pada masa hadapan. Terima kasih atas pemahaman dan kerjasama yang diberikan.
Salam sejahtera,
[Nama Anda]
Contoh 5: Ketidakhadiran Akibat Kemalangan
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Penjelasan Ketidakhadiran
Saya ingin memohon maaf kerana tidak dapat hadir ke [majlis/mesyuarat] pada [tarikh] akibat kemalangan yang berlaku pada [tarikh]. Saya telah dirawat di hospital dan memerlukan masa untuk pulih.
Saya sangat berharap untuk mendapat maklumat mengenai apa yang telah dibincangkan semasa ketidakhadiran saya. Sekiranya terdapat sebarang dokumen penting, saya sudi untuk menangguhkan sesi pertemuan untuk membincangkan perkara tersebut. Terima kasih kerana memahami situasi saya.
Seperti biasa, saya menghargai sokongan dan kerjasama daripada tuan/puan. Terima kasih.
Yang ikhlas,
[Nama Anda]
Contoh 6: Kelewatan Dalam Menyelesaikan Projek
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Penjelasan Kelewatan Menyelesaikan Projek
Saya ingin memohon maaf kerana projek [Nama Projek] tidak dapat diselesaikan pada tarikh yang dijadualkan. Kelewatan ini berlaku disebabkan oleh [alasan spesifik, contohnya keperluan tambahan yang timbul]. Saya menghargai kesabaran dan kepercayaan tuan/puan terhadap peranan saya dalam projek ini.
Saya ingin memberi jaminan bahawa saya sedang bekerja keras untuk menyiapkan projek ini dan berharap dapat menyelesaikannya dalam tempoh yang lebih singkat. Sekiranya terdapat sebarang perubahan dalam jadual atau keperluan tambahan yang perlu dibincangkan, saya bersedia untuk berbincang bagi menjamin kejayaan projek ini.
Terima kasih kerana memahami situasi yang saya hadapi dan saya berjanji untuk lebih teliti di masa hadapan.
Yang benar,
[Nama Anda]
Contoh 7: Surat Tunjuk Sebab Terhadapat Pelanggaran Peraturan
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Penjelasan Terhadap Pelanggaran Peraturan
Dengan ini, saya ingin menjelaskan mengenai pelanggaran peraturan yang berlaku pada [tarikh] di [lokasi]. Saya sedar bahawa tindakan saya [nyatakan pelanggaran] adalah salah dan mencalarkan reputasi organisasi kita. Ini berlaku tanpa saya sedari dan saya sangat menyesal mengenainya.
Saya ingin memohon maaf dan berjanji untuk tidak mengulangi perkara tersebut pada masa hadapan. Sebagai langkah perbaikan, saya telah [sebutkan langkah-langkah perbaikan yang akan diambil]. Saya berharap tuan/puan dapat memberi peluang kepada saya untuk membuktikan perubahan ini.
Terima kasih atas perhatian tuan/puan dan saya menghargai budi bicara dalam hal ini.
Salam hormat,
[Nama Anda]
Contoh 8: Surat Permohonan Perpanjangan Tempoh
Kepada [Nama Penerima],
Tarikh: [Tarikh]
Per: Permohonan Perpanjangan Tempoh
Saya [Nama Anda] ingin memohon perpanjangan tempoh untuk projek [Nama Projek] yang dijadualkan diselesaikan pada [tarikh asal]. Permohonan ini dibuat kerana [nyatakan sebab, contohnya keperluan maklumat tambahan]. Saya menghargai masa dan usaha yang telah terlibat dalam projek ini.
Saya berusaha sehabis baik untuk memenuhi syarat-syarat yang diperlukan dan berharap untuk penyelesaian yang lebih muktamad jika diberi sedikit masa lagi. Saya sedia untuk berbincang lebih lanjut mengenai perkara ini re: pendekatan yang akan diambil.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama tuan/puan. Saya menghargai sokongan dan pertimbangan yang diberikan.
Yang benar,
[Nama Anda]
Contoh 9: Penjelasan Tidak Hadir Kerja
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Pengurus],
Per: Penjelasan Tidak Hadir Kerja
Dengan hormatnya, saya ingin memohon maaf kerana tidak dapat hadir ke pejabat pada [tarikh]. Sebabnya adalah kerana [nyatakan sebab, contohnya sakit teruk]. Saya sedar bahawa ketidakhadiran ini mungkin memberi kesan terhadap kerja-kerja yang sedang berlangsung dan meminta maaf atas kesukaran yang mungkin ditimbulkan.
Saya berjanji akan menghubungi rakan sekerja bagi menyelesaikan tugasan yang tertangguh dan memastikan semua prosedur mengikut keperluan syarikat. Terima kasih tuan/puan di atas pemahaman dalam situasi ini.
Salam sejahtera,
[Nama Anda]
Contoh 10: Surat Tunjuk Sebab Terlewat Dalam Penghantaran
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Penjelasan Terlewat Dalam Penghantaran
Saya [Nama Anda] ingin menjelaskan keterlambatan saya dalam penghantaran dokumen [nama dokumen] yang sepatutnya dihantar pada [tarikh]. Kelewatan ini adalah disebabkan oleh [nyatakan punca, seperti masalah teknikal]. Saya benar-benar menyesali kelewatan ini dan memahami implikasinya.
Saya berusaha keras untuk menyiapkan dokumen tersebut secepat mungkin dan telah berjaya menghantarnya pada [tarikh baru]. Saya berjanji bahawa di masa akan datang, saya akan mengambil langkah-langkah tambahan untuk memastikan jadual pengiriman tetap terjaga. Terima kasih atas perhatian dan understanding yang diberikan.
Yang ikhlas,
[Nama Anda]
Contoh 11: Tidak Hadir Kerana Masalah Keluarga
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Penjelasan Ketidakhadiran Kerja
Saya ingin memohon maaf kerana tidak hadir ke tempat kerja pada [tarikh] disebabkan oleh masalah keluarga yang perlu diatasi segera. Situasi ini muncul secara tiba-tiba dan memerlukan perhatian penuh dari saya. Saya telah berusaha untuk menyelesaikan semua tugasan yang perlu sebelum ketidakhadiran ini.
Saya berkomitmen untuk memulihkan semua kerja yang terjejas akibat ketidakhadiran ini dan akan memastikan tiada lagi kelewatan. Terima kasih atas pemahaman dan sokongan tuan/puan di dalam situasi ini.
Yang benar,
[Nama Anda]
Contoh 12: Tidak Dapat Menghadiri Event
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Pembatalan Kehadiran ke [Nama Event]
Saya ingin memohon maaf kerana tidak dapat menghadiri [Nama Event] yang dijadualkan pada [tarikh]. Sebabnya adalah kerana [nyatakan punca, contohnya komitmen lain yang tidak dapat dielakkan]. Saya sangat menghargai tawaran untuk menyertai [Nama Event] dan menyesali ketidakhadiran pada acara tersebut.
Saya berharap agar pihak penganjur dapat memahami keadaan yang berlaku dan memberi kesempatan kepada saya untuk menyertai acara lain pada masa akan datang.
Terima kasih atas pemahaman dan kerjasama tuan/puan. Saya menghargai sokongan yang diberikan.
Salam hormat,
[Nama Anda]
Contoh 13: Permohonan Surat Tunjuk Sebab Kerana Kelewatan Pemprosesan
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Penjelasan Kelewatan Pemprosesan
Saya ingin memohon maaf atas kelewatan dalam pemprosesan [sebutkan dokumen atau perkara khusus] yang ditugaskan kepada saya. Kelewatan ini disebabkan oleh [nyatakan sebab yang lebih mendalam]. Saya sedikit terganggu dengan beberapa halangan yang timbul mendadak yang memerlukan perhatian saya di luar urusan kerja.
Saya menghargai kesabaran daripada pihak tuan/puan dalam situasi ini dan berusaha dengan sepenuh hati untuk memastikan bahawa tugas ini akan diselesaikan secara tepat pada masanya selepas ini. Sekian, terima kasih.
Salam sejahtera,
[Nama Anda]
Contoh 14: Penjelasan Terhadap Ketidakhadiran Pejabat Due to Personal Issues
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Pengurus],
Per: Penjelasan Ketidakhadiran
Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada tuan/puan kerana telah memberi peluang untuk menjelaskan keadaan ketidakhadiran saya pada [tarikh]. Ketidakhadiran saya adalah disebabkan oleh masalah peribadi yang memerlukan perhatian segera.
Saya berusaha untuk memastikan semua tugas saya ditangani oleh rakan-rakan sekerja dan saya akan berusaha untuk mendapatkan semua maklumat kemaskini sepanjang ketidakhadiran ini. Saya ingin memastikan komitmen dan tanggungjawab saya tidak terjejas.
Terima kasih atas pemahaman dan budi baik tuan/puan dalam hal ini. Saya menghargai semua bantuan dan sokongan yang diberikan.
Yang benar,
[Nama Anda]
Contoh 15: Surat Tunjuk Sebab Terhadap Pengurangan Prestasi
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Pengurus],
Per: Penjelasan Terhadap Pengurangan Prestasi
Dengan hormatnya, saya ingin menjelaskan mengenai pengurangan prestasi kerja saya dalam beberapa bulan kebelakangan ini. Saya menyedari bahawa hasil kerja saya tidak memenuhi standard yang diinginkan dan saya sangat menyesal mengenainya. Penurunan ini adalah disebabkan oleh [sebutkan faktor-faktor yang mempengaruhi prestasi].
Saya sedang mengambil langkah untuk meningkatkan prestasi saya semula dan berdedikasi untuk mendapatkan kembali keyakinan semua pihak terhadap hasil kerja saya. Segala nasihat dan cadangan yang tuan/puan boleh berikan amat saya hargai.
Terima kasih kerana memahami situasi ini dan memberi saya peluang untuk memperbaiki prestasi saya.
Salam hormat,
[Nama Anda]
Contoh 16: Surat Tunjuk Sebab Konflik Jadual
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Penjelasan Konflik Jadual
Saya ingin memohon maaf atas sebarang kesulitan yang disebabkan oleh konflik dalam jadual saya. Saya sepatutnya menghadiri [nyatakan majlis/mesyuarat] pada [tarikh], tetapi terpaksa menangguhkannya disebabkan oleh [habisan sebab yang spesifik].
Saya sentiasa berusaha untuk mematuhi semua komitmen yang telah ditetapkan dan menghindari sebarang konflik. Saya berharap agar saya dapat hadir dalam pertemuan akan datang dan berjanji akan menguruskan jadual saya dengan lebih baik pada masa hadapan.
Terima kasih atas pemahaman dan kerjasama tuan/puan dalam situasi ini.
Yang benar,
[Nama Anda]
Contoh 17: Surat Tunjuk Sebab Kerana Perubahan Alamat
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Penjelasan Perubahan Alamat
Saya ingin memaklumkan bahawa alamat saya telah berubah yang mungkin mengganggu komunikasi kita. Maklumat ini amat penting untuk memastikan semua dokumen dan urusan berkaitan sampai ke lokasi yang betul. Alamat baru saya adalah [nyatakan alamat baru].
Saya memohon maaf jika perubahan ini menimbulkan sebarang kesulitan dan berharap agar pihak tuan/puan dapat menyesuaikan maklumat ini dalam sistem. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama.
Yang benar,
[Nama Anda]
Contoh 18: Surat Tunjuk Sebab Terhadap Permintaan Maaf
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Permohonan Maaf Terhadap Insiden
Saya [Nama Anda], dengan ini ingin memohon maaf atas insiden yang berlaku pada [nyatakan insiden serta tarikh]. Tindakan saya semasa itu adalah tidak tepat dan boleh menyebabkan ketidakpuasan hati di kalangan rakan sekerja serta atasan.
Saya mengakui kesalahan saya dan berjanji untuk tidak mengulanginya lagi. Saya sedang mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki diri dan menyelesaikan semua konflik yang timbul berdasarkan insiden tersebut. Segala nasihat dan panduan dari pihak tuan/puan amat saya hargai.
Terima kasih di atas pemahaman dan budi baik tuan/puan.
Yang ikhlas,
[Nama Anda]
Contoh 19: Surat Permohonan Tunjuk Sebab atas Halangan Sebagai Pekerja Jauh
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Penjelasan Halangan sebagai Pekerja Jauh
Saya ingin memaklumkan bahawa merupakan satu cabaran untuk saya menjalankan kerja jauh dari lokasi pejabat, terutamanya dalam situasi semasa ini. Terdapat beberapa masalah teknikal yang menghalang saya untuk memenuhi semua tanggungjawab yang telah diamanahkan. [Nyatakan alasan tambahan yang relevan].
Saya berusaha untuk mengatasi cabaran ini dan menjamin yang saya sentiasa akan berhubung dengan pasukan dan memastikan komunikasi berlangsung dengan baik. Terima kasih atas pemahaman tuan/puan. Sekian dahulu penjelasan dari saya dan saya menghargai budi bicara dari pihak tuan/puan.
Yang benar,
[Nama Anda]
Contoh 20: Surat Permohonan Tunjuk Sebab Terhadap Kelewatan Pendaftaran Kursus
Tarikh: [Tarikh]
Kepada [Nama Penerima],
Per: Penjelasan Kelewatan Pendaftaran Kursus
Saya ingin memohon maaf kerana kelewatan dalam pendaftaran bagi kursus [Nama Kursus] yang sepatutnya saya sertai pada [tarikh]. Kelewatan ini adalah disebabkan oleh [sebab spesifik yang menyebabkan kelewatan, contohnya dokumen yang hilang].
Saya berjanji akan memastikan semua dokumen telah dilengkapkan dan hantar permohonan secepat mungkin. Saya berharap untuk dapat menyertai kursus ini dan mengucapkan terima kasih di atas pemahaman tuan/puan.
Salam sejahtera,
[Nama Anda]
“`
Please replace `[Nama Penerima]`, `[Nama Anda]`, `[tarikh]`, and any other placeholder with the specific details for actual usage. Each example is designed to reflect a distinct scenario, showcasing how to communicate effectively and respectfully when presenting an explanation or apology.
Sekian saja perkongsian mengenai contoh surat tunjuk sebab yang kami sediakan. Saya harap info ini dapat membantu anda dalam menulis surat yang tepat dan berkesan. Terima kasih kerana sudi meluangkan masa untuk membaca artikel ini. Jangan lupa untuk datang lagi nanti, kami akan ada lebih banyak tips dan panduan menarik untuk anda! Jaga diri dan selamat menulis!